Un déménagement d’entreprise entraîne son lot de changements et de responsabilités à bien des niveaux. Voici une liste non exhaustive pour bien s'organiser.
Pour l’entreprise
Quelques lignes directrices pour vous faciliter la tâche.
· Définissez quelles sont les règles de sécurité liées au transfert, les priorités et les contraintes du déménagement, le nombre de personnes à transférer. Il faut également s'interroger sur des points importants comme le fait de garder le mobilier ou acheter du neuf.
· Contactez trois ou quatre entreprises de déménagement spécialisées dans le transfert d'entreprises et demandez des références.
· Dressez une liste des organismes à contacter pour votre changement d’adresse: branchement d’électricité, téléphone, gouvernements, institutions financières, comptable, associations professionnelles, clients, fournisseurs, etc.
· Avisez rapidement vos employés et impliquez-les dans le processus, s’ils le désirent.
· Désignez des «correspondants de transfert» dans chaque service. Ceux-ci auront une vision globale des éléments à déménager dans chaque service et seront un relais entre la direction et les employés.
· Informez les salariés, au plus tard un mois avant le déménagement, pour leur donner le temps de nettoyer, trier, archiver leurs articles et documents.
· Expliquez concrètement aux employés comment le déménagement se déroulera et ce que chacun doit faire: que doit-il empaqueter et prendre avec lui, et quelles sont les consignes à l'arrivée dans le nouveau local.
· Mettez en place des outils de communication efficaces pour les employés: une gestion des communications entre les expatriés et le personnel affecté à leur transfert, ainsi qu’un accès facile et en tout temps aux normes et à la politique de l'entreprise.
Pour l’employé
Évitez les problèmes liés à la mutation en posant ces quelques gestes.
· Apportez un soutien adéquat à l'employé et à sa famille.
· Faites en sorte que la famille ne veuille pas repartir prématurément en raison d'une mauvaise intégration.
· Tentez d’offrir des conditions de transfert à la fois justes pour l'employé et acceptables pour l'employeur.
· Trouvez des solutions afin de minimiser les coûts liés à la mutation d'un travailleur.
· Mettez en place une politique de mutation claire et définie, ainsi qu'un soutien logistique au transfert.
Trucs si vous déménagez hors du pays
· Trouvez un logement temporaire si votre logis n’est pas encore libéré: hôtel, motel, parents ou amis.
· Munissez-vous de la monnaie locale.
· Habillez-vous en fonction de la saison et du temps qu’il fera.Consultez la page web météo de votre future ville.
· Trouvez une carte de votre nouvelle ville afin de faciliter vos déplacements.
· Renseignez-vous au sujet du transport en commun.
· Consultez la liste des écoles, services publics et autres établissements nécessaires.
Surtout, armez-vous de patience et faites le plein d’énergie avant le jour J!
